E-Arşiv Fatura: Müşteri ve İşletme Arasında Dijital Bağlantı

Sürekli olarak gelişen teknolojiler hayatın her alanında kolaylık sağlar. Bu teknolojiler iş hayatında da günlük işlerin daha pratik şekilde yönetilmesine yardımcı olur. e-Arşiv fatura, gelişen teknolojisi dünyasında kullanıcılara pek çok avantaj sunan bir sistemdir. İşletmelerin operasyonel verimliliğini artırarak fatura takibini çok daha kolay hale getirir. Böylece hem maliyet hem iş gücü açısından önemli bir rol oynar.

E-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olan tarafların kağıt fatura kullanan taraflar arasındaki işlemler için dijital ortamda düzenlenen bir belge türüdür. “Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)” tarafından yasal düzenlemelerle yürürlüğe konulan sistem, fatura süreçlerinin daha hızlı ve pratik şekilde yönetilmesine olanak tanır. Elektronik posta veya diğer dijital platformlar üzerinden alıcılara ulaştırılan e-Arşiv faturalar hem maliyet hem de iş yükü açısından avantaj sunar. Vergi mevzuatına uygun şekilde hazırlanan e-Arşiv fatura belgeleri yasal geçerlilik taşımasıyla işletmelerin muhasebe ve raporlama süreçlerini de kolaylaştırır.

E-Arşiv ile E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

e-Arşiv ile e-Fatura görsel olarak birbirine oldukça benzese de farklı özelliklere sahiptir. İki sistem arasındaki en temel fark; alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmaması ile ilişkilidir. Yani e-Faturayı, e-fatura sistemine kayıtlı müşterilere, e-Arşiv faturasını ise e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilerinize kesebilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv faturaya geçmek isteyen işletmelerin izlemesi gereken bazı basit adımlar bulunur. Aşağıdaki adımları izleyerek dijital fatura başvurusunu hızlı bir şekilde yapabilirsiniz.

• İlk olarak e-Fatura mükellefi olmanız gerekir. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara ve düzenlemelere uyarak mükellefiyetinizi oluşturabilirsiniz.
• e-Arşiv fatura başvurusu için istenen belgelerin eksiksiz şekilde hazırlanması gerekir.
• e-Arşiv fatura başvurusu için diğer adım Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura portalına giriş yapmaktır. Bunun için GİB portalı kullanıcı adınızı ve şifrenizi girerek oturum açmalısınız. Portala girerek e-Arşiv fatura başvurusu yapabilirsiniz. Ayrıca faturalarınızı düzenleyebilir, gönderebilir ve fatura taslağını oluşturabilirsiniz.
• Sisteme gerekli belgeleri yükleyerek e-Arşiv fatura başvurusunu kolayca yapabilirsiniz.
• Başvurunuzu tamamladıktan sonra GİB sistemi üzerinden elektronik imzayla ya da mali mühürle onaylamanız gerekir.
• Başvurunuzu tamamladıktan sonra sistem üzerinden başvurunuzu takip edebilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Başvurusu İçin Hangi Belgeler Gerekir?

e-Arşiv fatura başvurusu için istenen bazı belgeler bulunur. Bu belgeler şu şekilde sıralanabilir:

• Sistemde bulunan başvuru formu ve taahhütname
• Başvuruda bulunan şirketin yetkili kişinin kimlik bilgileri
• İşletmenin vergi levhası
• Noter onaylı imza sirküleri
• Noter onaylı Ticari Sicil Gazetesi nüshası
• İşletmenin elektronik imza ya da mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi

E-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv fatura sisteminin işletmelere sağladığı birçok avantaj bulunur. Bu avantajlar maliyetleri düşürürken aynı zamanda iş gücüne katkı sağlar. e-Arşiv faturanın işletmelere sunduğu bazı avantajlar şu şekildedir:

• Maliyet Tasarrufu: e-Arşiv fatura sisteminin en önemli avantajı maliyetten tasarruf sağlamaktır. Geleneksel faturalara göre kağıt masrafını, basımını ve muhafaza edilmesini ortadan kaldırır. Ayrıca mürekkep masrafı açısından da büyük tasarruf yaratır.
• Pratik Kullanım: e-Arşiv fatura oluşturma ve gönderme açısından oldukça pratik bir deneyim sunar. Geleneksel faturaların gönderimleri günler alırken, e-Arşiv faturaları dijital ortamdan saniyeler içinde gönderebilirsiniz.
• Çevre Dostu Anlayış: e-Arşiv fatura kullanımı çevre dostu bir çözüm olarak ön plana çıkar. Basım, nakliye, depolama gibi süreçleri ortadan kaldırdığı için çevreye duyarlı bir anlayışa sahiptir.
• Kolay Takip ve Yönetim: Dijital ortamda işlem gören faturalar daha kolay takip edilme özelliğiyle kolay kullanım imkanı tanır. Dijital platformlar sayesinde fatura durumlarını anlık olarak izleyebilir ve yönetebilirsiniz. Böylece iş süreçlerinde verimli ve esnek bir çözüm yaratır.
• Yasal Uyum: e-Arşiv fatura kullanımı devletin belirlediği yasal düzenlemelere uyumlu hareket etmeyi kolaylaştırır. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara uygun olarak yasal zorunlulukları yerine getirmesini sağlar.
• Güvenli Kullanım: Fatura bilgilerinin güvenli ve düzenli şekilde saklanmasını ve iletilmesini sağlayarak güvenli bir kullanım sunar.

E-Arşiv Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

E-Arşiv Fatura Zorunluluğu Limiti Ne Kadardır?

Gelir İdaresi Başkanlığı, 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren vergiler dahil kesilen faturaların toplam tutarının 3.000 TL’yi geçmesi halinde e-Arşiv fatura kesme zorunluluğu getirmiştir.

Kimlere E-Arşiv Fatura Gönderilebilir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura kullansın kullanmasın bütün mükelleflere gönderilebilir.

E-Arşiv Faturada İmza Olmazsa Ne Olur?

E-arşiv faturalar, elektronik imza veya mali mühür ile imzalanmaz ise geçersiz sayılır.

Muhasebeci E-Arşiv Fatura Kesebilir mi?

Şirketinizin yetkili mali müşaviri veya muhasebecisi sizin adınıza e-Arşiv fatura kesebilir.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Ne Kadar Zaman Sonra Sonuçlanır?

Başvuru işlemi genellikle birkaç gün sonra sonuçlanır.